Een organisatie als de GGD zit midden in deze crisis zit en werkt nauw samen met het RIVM. Werknemers draaien overuren en het werk gaat maar door. Daarom is het op dit moment zaak voor HR om medewerkers gezond, fit en gemotiveerd te houden. Inge Louwerse HR-adviseur bij GGD Regio Utrecht: ‘De meerderheid kan niet thuiswerken en draait overuren, want het is drukker dan ooit. Daarom verzorgen wij onder meer fruit, extra drinken, een massagestoel en een pingpongtafel.

Een extra oog op medewerkers

Inge Louwerse HR-adviseur bij GGD Regio Utrecht: ‘Wij leggen continu contact met onze medewerkers en vragen hoe het met hen gaat. In hoeverre kunnen ze deze drukke periode nog aan, hebben ze rust nodig en lukt het om hun kinderen ergens op te vangen.’ HR blijft hier niet op de achtergrond en laat regelmatig waakzaam van zich horen. Zo stellen de adviseurs ook de vraag of medewerkers tevreden zijn met het rooster.

‘Over het algemeen is het namelijk zo dat we mensen op het  hart drukken om niet meer te werken dan we in eerste instantie vragen. In de praktijk gebeurt dat helaas niet altijd. Vooral in de tijd waar we ons nu in bevinden, draaien medewerkers overuren. Zo zie je dat er ook mensen zijn die uitvallen, omdat ze al drie weken extra uren werken door de coronacrisis,’ vertelt Inge.

Om medewerkers zo goed mogelijk te verzorgen vanuit HR, vinden GGD medewerkers op verschillende plekken in het pand fruit en voldoende drinken. De facilitaire afdeling heeft ook zoveel mogelijk desinfecterende pompjes verspreid, zodat de medewerkers zich ten alle tijden kunnen ontsmetten. Inge: ‘Hiernaast hebben wij er naar aanleiding van de coronacrisis voor gezorgd dat er een massagestoel in het pand is en er een pingpongtafel staat. Tot nu toe zijn werknemers daar verrassend blij mee. De kunst is nu om ook echt een rust moment in te lassen en er echt gebruik van te maken.’

Dit maakt dat de HR-afdeling extra let op de medewerkers die meer worden ingezet en/of het extra druk hebben door de crisis. Maar de thuiswerkers worden hierdoor niet vergeten. Inge geeft aan dat alleen afdelingen als financiën kunnen thuiswerken. ‘Dat proces verloopt supergoed en is te overzien. Toch werkt het grootste gedeelte in deze kritieke toestand uitvoerend en is er geen ruimte om thuis te werken. Wij zijn – bij een organisatie als de GGD – zeven dagen per week bezig.’

HR bij GGD is meer dan personeelszaken

De HR-afdeling bij GGD Regio Utrecht bestaat uit drie HR-adviseurs en een verzuimspecialist. Volgens Inge neemt een verzuimexpert enorm veel druk weg bij de adviseurs. ‘In deze coronacrisis komt mijn team eigenlijk niet aan de dagelijkse HR-taken toe. Alles is on hold gezet, omdat de werkzaamheden omtrent corona voorrang krijgen.’ Zo zijn de twee andere HR-adviseurs hoofdzakelijk bezig met het maken van het werkrooster. Die verandert elke dag en dat vergt naar hun ervaring veel inspanning. Het gaat in een geval van de GGD om erg veel medewerkers die extra en anders ingedeeld moeten worden. ‘Ik ben vooral bezig met de communicatie richting medewerkers én ik help het medische team om mensen te testen op het coronavirus. Zo doe ik de voorbereidingen door de materialen klaar te leggen en naar de juiste plekken te brengen. Ook onze salarisadministrateur, die op een andere afdeling zit, is hiervoor ingezet.’

Naast het helpen met de testen is er op deze HR-afdeling ook een nieuwe HR-taak bij gekomen. Het kabinet geeft aan dat kinderdagverblijven openblijven voor kinderen met ouders die een kritieke baan hebben. Dit zorgde ervoor dat GGD-medewerkers met een kritieke baan hun kinderen naar het kinderdagverblijven brachten. ‘Toen zij daar met hun kinderen aankwamen, moesten zij tot hun verbazing aantonen dat zij daadwerkelijk een kritieke baan hebben.’ Een nieuwe werkzaamheid is daarom het maken van een bewijsdocument dat de GDD-werknemers, die testen afnemen en onmisbaar zijn in deze crisistijd, een kritieke baan hebben. ‘Alleen op vertoning van dat bewijsdocument mogen zij hun kinderen onderbrengen bij het kinderdagverblijf. Ik heb geen idee hoe andere bedrijven dit doen, maar voor ons werkt het op deze manier.’

Meer dan alleen het coronavirus

Het feit dat HR wordt ingezet voor diverse andere taken en algemene zaken blijven liggen, ziet Inge als een pijnpunt in de organisatie. ‘Met de huidige maatregelen die het kabinet heeft genomen, maak ik me zorgen over de andere landelijke taken van de GDD. Alles wordt nu stilgelegd door het coronavirus. Maar in hoeverre houden wij nog spreekuren voor vaccins, nemen wij soa-testen af, is onze reizigersafdeling nog actief en richten wij ons nog op de jeugd en gezond wonen? Hier zijn volgens mij nog geen duidelijke afspraken over. De focus ligt op het coronavirus.’

Ondanks de huidige ontwikkelingen ziet het HR-team van de GGD toch een lichtpuntje. En dat doen zij vooral door niet op lange termijn te kijken, maar van dag tot dag te denken. Inge: ‘In ons werkveld is het onmogelijk om tot 6 april, 1 juni of later plannen te maken. We anticiperen dagelijks op alle vernieuwingen van het kabinet en het RIVM en blijven ons best doen. Het werkrooster is inmiddels tot 1 juli gemaakt, dat dagelijks wordt aangepast waar nodig. En we blijven nadenken over hoe we alles kunnen overzien.’

Bron: XpertHRactueel, 30 maart 2020