Iedere werkgever moet een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) hebben. Alle coronamaatregelen moeten hier ook in staan. Enkel een coronaprotocol is dus niet genoeg! Je bedrijf riskeert een fikse boete van de Inspectie SZW als dit niet goed geregeld is. De Inspectie SZW is ook bevoegd je bedrijf tijdelijk te sluiten, als er meerdere coronabesmettingen zijn. Voorkom dit en zorg voor een goede RI&E.

Wat moet er in de RI&E staan?

In de RI&E moet een apart onderdeel staan over COVID-19. Alle risico’s en de daarbij passende maatregelen moet je benoemen. Het maken en aanpassen van een RIE verloopt via een aantal vaste stappen: inventarisatie,  evaluatie, plan van aanpak, toetsing en de uitvoering van het plan van aanpak. Dit geldt dus ook voor corona. Hieronder leggen we alle stappen uit die je moet doorlopen.

Stap 1 Inventariseren van alle coronarisico’s

Veel branches hebben een (erkende) branche RI&E. Daar staan al alle risico’s in die gangbaar zijn binnen de branche. Die hoef je dan alleen maar aan te vullen met de risico’s die specifiek voor jouw bedrijf gelden. Is er geen branche RI&E? Dan is er misschien wel een coronaprotocol beschikbaar voor jouw sector. Die geeft alvast goede aanknopingspunten voor de RI&E.

Bedrijfsrondgang

Voor het inventariseren van de risico’s is een bedrijfsrondgang meestal de beste optie. Degene die de RI&E moet maken (vaak de preventiemedewerker) doorloopt alle afdelingen binnen het bedrijf en inventariseert de risico’s. Medewerkers uit alle functies wordt gevraagd naar de risico’s die ze bij de uitvoering van hun werk ervaren. Dat kan zowel binnen als buiten de deuren van het bedrijf zijn. Hier komen de meest kritische medewerkers van het bedrijf goed van pas!

Neem een afgevaardigde van de ondernemingsraad (OR) of de personeelsvertegenwoordiging (PVT) mee, want die heeft straks instemmingsrecht op de RI&E. Ook een gebouwbeheerder kan belangrijke informatie geven over bijvoorbeeld de luchtventilatie. En vergeet ook de bedrijfsarts niet: die kan zijn medische kennis over COVID-19 inzetten en die zal waarschijnlijk ook een rol spelen bij de toetsing.

Kwetsbare groepen

Neem een apart onderdeel op in de RI&E voor kwetsbare groepen. Om kwetsbare medewerkers te beschermen zijn mogelijk specifieke maatregelen nodig. De overheid heeft een lijst met risicogroepen opgesteld die je kan gebruiken.

Stap 2 Evalueren van alle coronarisico’s

Bij de evaluatie sorteer je de risico’s. De belangrijkste risico’s staan bovenaan en de minst belangrijke onderaan. Welke risico geeft de grootste kans op een coronabesmetting? Hoeveel medewerkers lopen risico? Welke risico’s vinden medewerkers het belangrijkst? Op basis van dit soort vragen stel je de urgentie van risico’s vast.

Stap 3 Plan van aanpak

Vervolgens moet iedere risico een maatregel krijgen. Je bedrijf kan niet zomaar een maatregelen nemen: je werkgever moet de strategie van de arbeidshygiëne volgen.

Arbeidshygiëne

De strategie van arbeidshygiëne heeft een vaste volgorde:

1. Bronmaatregelen: een werkgever moet eerst de oorzaak van het probleem wegnemen. Denk hierbij aan thuiswerken. Als medewerkers thuisblijven en geen andere medewerkers of klanten ontmoeten, dan kunnen ze tijdens het werk ook niet besmet raken.
2. Collectieve maatregelen: als bronmaatregelen geen mogelijkheden bieden, moet de werkgever collectieve maatregelen nemen om het risico op coronabesmettingen te voorkomen. De werkgever kan bijvoorbeeld eenrichtingsverkeer instellen of bureaus van elkaar scheiden door middel van plexiglas.
3. Individuele maatregelen: als collectieve maatregelen niet kunnen of ook (nog) geen afdoende oplossing bieden, moet de werkgever individuele maatregelen nemen. Bijvoorbeeld het verplicht stellen van handen wassen en desinfecteren voor en na ieder toiletgebruik.
4. Persoonlijke beschermingsmiddelen: als de bovenste drie maatregelen niet mogelijk zijn, moet de werkgever de werknemer gratis persoonlijke beschermingsmiddelen verstrekken. Bijvoorbeeld mondkapjes of spatbrillen.

Als je bedrijf of branche over een arbocatalogus beschikt waarin de coronamaatregelen al zijn verwerkt, dan is dat een goede bron. De belangrijkste risico’s staan beschreven en bij het formuleren van de maatregelen is de strategie van de arbeidshygiëne al toegepast.

Het redelijkerwijs-principe

Bij het kiezen van een maatregel is wel het redelijkerwijs-principe van toepassing. Als er goede redenen zijn dan mag de werkgever een maatregel op een niveau lager nemen. Dat kunnen redenen zijn van technische, uitvoerende en/of economische aard.

Stap 4 Het laten toetsen van de RI&E

Als het plan van aanpak af is, dan moet de RI&E in de meest gevallen getoetst worden door een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige. De arbodienst of de arbodeskundige komt dan langs bij je bedrijf voor de toetsing. De toetsing vindt plaats via de maatwerkregeling of via de vangnetregeling.  

Vangnetregeling

Werkgevers die een dienstverleningsovereenkomst hebben met een gecertificeerde arbodienst vallen onder de vangnetregeling. Die arbodienst zal de RI&E toetsen. Heeft je bedrijf geen dienstverleningsovereenkomst met een gecertificeerde arbodienst? Dan vind je op de website van de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten (SBCA) een lijst van gecertificeerde arbodiensten die je kan benaderen voor de toetsing.

Maatwerkregeling

Als een werkgever geen dienstverleningsovereenkomst met een gecertificeerde arbodienst wil, dan is dat onder voorwaarden mogelijk. Die voorwaarden zijn dat dit in de cao staat óf dat de werkgever met de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT)  schriftelijk overeenstemming bereikt dat gebruik gemaakt wordt van de maatwerkregeling.

In dat geval mag je bedrijf de RI&E laten toetsen door een gecertificeerde of BIG-geregistreerde kerndeskundige. Zelfstandig gecertificeerde deskundigen staan geregistreerd in het register van Hobéon SKO en in het BIG-register (bedrijfsarts).

Geen toetsing

Er zijn uitzonderingen op de toetsingsverplichting. Bedrijven met minder dan 40 uur per week personeel in dienst hebben geen toetsingsverplichting. Let op: stagiaires tellen ook mee.

Ieder bedrijf met minder dan 25 werknemers én een erkende branche RI&E hoeft de RI&E ook niet te laten toetsen.

Stap 5 Instemming en inzage

Na de toetsing moet de ondernemingsraad of de PVT instemming verlenen voor de RI&E. het spreekt voor zich dat die instemming vlotter zal verlopen als de medezeggenschap vanaf het begin betrokken is bij het maken van de RI&E.

Na instemming heeft iedere werknemer het recht op inzage van de RI&E: dat wil zeggen dat ze RI&E mogen inzien wanneer ze maar willen. Ook als er geen ondernemingsraad of PVT is hebben de medewerkers recht op inzage. Maak de RI&E daarom makkelijk vindbaar en toegankelijk voor medewerkers.

Stap 6 Uitvoering

Een plan zonder uitvoering telt niet. Ook niet voor de Inspectie SZW. Dus: aan de werk met de uitvoering van de maatregelen!

Wil je werkgever zeker weten dat de juiste afspraken zijn gemaakt om coronabesmettingen en een boete van de Inspectie SZW te voorkomen? Neem dan contact op met Committ Legal, dé advocaat voor ondernemers. Heb je vragen over jullie RI&E of coronaprotocol? Neem dan contact op met de Helpdesk. We zetten ons dan in om je verder te helpen.